そのままコピペできる!英語メールの不在通知の書き方

いよいよ夏休みシーズンですね!

皆さんは休暇の際にメールの不在通知を設定されていますか?

社内や取引先に外国人がいる場合、英語でどのように不在時の自動応答メールを書くべきでしょうか。今回はそのままコピペできる文例をシチュエーション別にご紹介します。

1. 休暇

Thank you for your email. I am on annual leave from [日付] to[日付]. 

For urgent matters, please contact [代理の担当者の名前]at[代理の担当者の連絡先]. 

Many thanks.

メールを頂き有難うございます。[日付] から[日付]の期間は年次休暇を取得しております。 緊急のご用件は[代理の担当者の名前と連絡先]までご連絡下さい。

宜しくお願い致します。

2. 祝日

[日付] is a Public Holiday in Japan. I will come back to your email on [日付].

Thank you.

[日付]は日本では祝日です。頂いたメールには[日付]にお返事させて頂きます。

宜しくお願い致します。

3. ゴールデンウィーク

The Japan office is closed from[日付]to[日付]due to consecutive national holidays, Golden Week. I will respond to your email on xx

Thank you.

[日付]から[日付]の期間は祝日が連続してゴールデンウィークのため日本支社はお休み致します。頂いたメールには[日付]にお返事させて頂きます。

宜しくお願い致します。

4. お正月

Happy New Year! Our office is closed from[日付]to[日付]for New Year holiday. I will return on[日付].

Thank you.

明けましておめでとうございます。年末年始は[日付]から[日付]の間お休みを頂いております。年始は[日付]に出社致します。

宜しくお願い致します。

5. 研修

I am attending a full-day training and will have limited time to check emails. Please expect a delay to my response.  For anything urgent, please contact [代理の担当者の名前] at [代理の担当者の連絡先].

Many thanks

研修のため終日不在にしており、メールをチェックできる時間が限られています。お返事が遅くなりますことをご了承下さい。緊急のご用件は[代理の担当者の名前と連絡先]までご連絡下さい。

宜しくお願い致します。

6. 出張

I am travelling overseas with work and back in Japan on[日付]. I will get back to you as soon as I can. For anything urgent please contact [代理の担当者の名前] at [代理の担当者の連絡先].

Thanks.

海外出張のため不在にしております。[日付]に帰国しますので戻り次第なるべく早くお返事させて頂きます。緊急のご用件は[代理の担当者の名前と連絡先]までご連絡下さい。

宜しくお願い致します。

7. 産休

Thank you for your email. I am now on maternity leave until [日付]. Please be in touch with the following people who will be able to help you. [代理の担当者の名前と連絡先]

ご連絡頂き有難うございます。[日付]まで産休中のため連絡がつきませんので、下記の方にお問い合わせください。[代理の担当者の名前と連絡先]

8. 不在の理由を書かないオールマイティ編

Thank you for your email. I am out of office from [日付]to[日付] with limited access to email. For urgent matters, please call me at [電話番号].

Thank you.

ご連絡頂き有難うございます。[日付]から[日付]の間は不在にしております。メールチェックは頻繁に行えません。緊急のご用件は[電話番号]までお電話下さい。

宜しくお願い致します。

Thank you for your email. I am out of office from xx to xx with no access to email. For urgent matters, please contact [代理の担当者の名前] at [代理の担当者の連絡先].

Thank you.

ご連絡頂き有難うございます。[日付]から[日付]の間は不在にしており、メールチェックはしておりませんので緊急のご用件は[代理の担当者の名前と連絡先]までご連絡下さい。

宜しくお願い致します。

補足:不在時の自動応答メールでしなくていいこと

1. メールの冒頭に「Dear xxx」は必要ありません。気になる場合は、「Thank you for your email」(ご連絡頂き有難うございます)と記載するだけで十分です。

2. 不在にすることを謝る必要はありません。英語では不必要に謝罪をする必要はありません。代わりの連絡先を記載していれば迷惑がかかることはないでしょう。

3. メールの文面は人によって変える必要はありません。受け取る人によってメッセージが違うとかえって混乱を招くかもしれませんので一律返信にしましょう。

いかがでしたか?

関係者に不在時のお知らせをするのは大切ですね。不在通知に決まったルールはありませんが、①連絡がつきにくい期間と ②緊急連絡先だけはきちんとお伝えしましょう!

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